Apa tugas PPIC? Apa definisi dari PPIC? Ini Jawabannya!

Apa sih PPIC itu? Apa tugas PPIC? Apa definisi dari PPIC? - Bagi anda yang akan baru terjun kedalam dunia kerja ataupun bidang ini mungkin akan bertanya-tanya mengenai defnisi dan tugas PPIC. 

PPIC atau Production Planning and Inventory Control yaitu suatu departement dalam suatu organisasi perusahaan yang berfungsi merencanakan dan mengendalikan rangkaian proses produksi agar berjalan sesuai dengan rencana yang sudah ditetapkan serta mengendalikan jumlah inventory agar sesuai dengan kebutuhan kedepan.

Lalu apa saja tugasnya?

Biasanya / umumnya PPIC sangat konsisten dalam membuat laporan pekerjaan secara berkala dan untuk memastikan bahan baku di bagian logistic sesuai dengan kebutuhan produksi. Merencanakan Proses produksi sesuai data dari Bagian Marketing. Menguasai MRP (Material Requirement Planning). Melakukan koordinasi dan tindak lanjut kepada setiap departemen yang terkait.

• Ruang lingkup PPIC berkaitan erat dengan fungsi Marketing, Purchasing, Raw material dan Produksi.  PPIC menerima order dari bagian penjualan, mempersiapkan kebutuhan material lalu melakukan permintaan/menginformasikan order bahan baku melalui bagian purchasing hingga sampai kedepartemen raw material gudang.

Semoga bermanfaat

SALAM SUKSES

Tugas-Tugas Seorang PPIC Staff

Bagi para pemula dan akan terjun dalam bidang PPIC mungkin akan bingung dengan tugas seperti apa yang akan dilakukan setelah bekerja nanti. Olehkarenanya mengetahui setidaknya dasar tugas adalah mutlak di ketahui. Seperti apa janji saya, Berikut artikelnya mengenai 

Tugas - tugas Jobdes PPIC 

1. Menerima order dari Marketing dan membuat rencana produksi sesuai order yang diterima.
2. Memenuhi permintaan sample dari Marketing dan memantau proses pembuatan sample sampai terkirim ke pelanggan.
3. Membuat rencana pengadaan bahan berdasarkan forecast dari marketing dengan memperhatikan kondisi stock dengan menghitung kebutuhan material produksi menurut standard stock yang ideal.
4. Memonitor semua inventory baik untuk proses produksi, stock yang ada di gudang maupun yang akan didatangkan sehingga proses produksi dan penerimaan order bisa berjalan lancar dan seimbang.
5. Menyusun jadwal proses produksi pada waktu, routing & quantity yang tepat sehingga barang bisa dikirim tepat waktu dan sesuai dengan permintaan pelanggan.
6. Menjaga keseimbangan lini kerja di produksi agar tidak ada mesin yang overload sementara mesin lain tunggu order.
7. Menginformasikan ke bagian marketing jika ada masalah di proses produksi yang menyebabkan delay delivery.
8. Aktif berkomunikasi dengan semua pihak yang terkait sehinggga diperoleh informasi akurat dan up to date.

Sekian ulasan singkat kali ini. Semoga bermanfaat.

Sumber

Pengertian Definisi PPIC di Ilmu Industri

Pengertian PPIC

PPIC adalah singkatan dari Production Planning and Inventory Control yaitu suatu departement dalam suatu organisasi perusahaan yang berfungsi merencanakan dan mengendalikan rangkaian proses produksi agar berjalan sesuai dengan rencana yang sudah ditetapkan serta mengendalikan jumlah inventory agar sesuai dengan kebutuhan yang ada.

PPIC merupakan bagian dari organisasi perusahaan yang menjembatani 2 department yaitu: marketing & produksi. PPIC menterjemahkan kebutuhan marketing kedalam bentuk rencana produksi & ketersediaan bahan baku yang akan dijalankan agar order yang diterima marketing bisa dikirim tepat waktu dan tepat quantity.

Hal ini berbeda dengan PPC (Production Planning and Control) dimana PPC hanya berfungsi merencanakan dan mengendalikan rangkaian produksi agar berjalan sesuai dengan rencana yang sudah ditetapkan tanpa harus mengendalikan inventory perusahaan.

Pertanyaannya sekarang adalah kenapa inventory harus dikendalikan. Ini adalah pertanyaan penting yang perlu saya jelaskan agar kita bisa mengetahui alasan kenapa pada era 80-an perusahaan menerapkan PPC tetapi sejak satu dasawarsa terakhir ini lebih populer menggunakan PPIC. 

Inventory (persediaan) memiliki arti yang sangat penting bagi operasi suatu perusahaan untuk memenuhi kebutuhan produksi dan memastikan order yang diterima marketing bisa selesai tepat waktu. Ada 3 alasan mengapa inventory perlu dikendalikan yaitu :

1. Antisipasi adanya unsur ketidakpastian permintaan (order dari marketing).
2. Adanya unsur ketidakpastian pasokan dari supplier.
3. Adanya unsur ketidakpastian tenggang waktu (lead time) barang yang kita pesan.

Untuk mengendalikan inventory itulah mengapa di PPIC ada bagian yang namanya MRP (Material Requirement Planning) agar ketersediaan bisa benar-benar seimbang dan tidak berlebihan, karena inventory pada dasarnya adalah biaya. Inventory yang berlebihan tentu akan membebani cash flow perusahaan.

Sekian artikel kali ini. Semoga bermanfaat ya.

Sumber

Tips Cara Meningkatkan Kinerja PPIC

PPIC dalam dunia industri menjadi salah satu instrumen yang sangat berpengaruh dan penting. Dengan fungsi menjembatani antara marketing dengan lantai produksi PPIC sangat berperan penuh untuk menterjemahkan kebutuhan marketing kedalam bentuk rencana marketing kedalam bentuk rencana produksi serta ketersediaannya bahan baku yang akan di produksi oleh perusahaan.

Oleh karenanya kinerja PPIC sangat diperlukan konsistensinya agar produksi bisa berjalan sesuai rencana. Namun berdasarkan pengalaman saya, PPIC pun rentan terkena masalah baik itu internal maupun datang dari eksternal. Contohnya ; Terjadinya misskomunikasi antara marketing dengan Staff, kesalahan dalam perencanaaan entah itu terlalu cepat atau terlalu lambat, Salah menentukan bill of material dalam quanity material dan yang mendominasi adalah cenderung kepada faktor arus kualitas informasi yang datang dari department lain.

Nah, untuk itu bagi anda praktisi atau seorang karyawan PPIC berikut ada sedikit advice dari saya mengenai Cara Meningkatkan Kinerja PPIC.

1. Tersedianya data dan informasi yang berkualitas serta akurat yang dibutuhkan oleh PPIC

2. Melakukan rolling system kepada semua staff. Ini bertujuan agar semua staff memiliki pengetahuan lebih dari jobdes biasanya dan memahami jobdes staff PPIC rekan lainnya. Selain untuk mencegah jika salah satu staff ada yang tidak masuk, sistem ini pun terbukti ampuh meningkatkan produktivitas kerja mereka. Dengan catatan dilakukan meeting dan jika memungkinkan training staff  anda terlebih dahulu.

3. Ada rencana penjualan yang jelas dari marketing.

4. Ada keseimbangan jenis order sesuai dengan mesin yang dimiliki perusahaan.

5. Ada standard kapasitas produksi tiap-tiap mesin.

6. Ada pengaturan delivery time yang merata dari marketing sesuai kapasitas produksi yang dimiliki perusahaan.

7. Ada pedoman waktu kedatangan (time arrival) untuk pengadaan bahan/material, baik lokal maupun impor.

8. Ada batasan minimum dan maksimum stock

9. Ada koordinasi dan komunikasi yang baik dengan bagian terkait yaitu marketing, RnD, Engineering, produksi, purchasing,logistic ware house, quality control dan F&A (Finance & Accounting).

Jika ada yang ingin menambahkan boleh sharing di komentar ya. Sekian ulasan kali ini. Semoga menjadi referensi yang berguna bagi anda.

SALAM SUKSES

KUMPULAN ISTILAH DALAM PPIC

KUMPULAN ISTILAH DALAM PPIC 

Seorang yang bergelut di PPIC yang cerdas adalah mereka yang tak hanya bisa bekerja saja. Namun mengetahui definisi istilah yang ada di dalamnya. Tujuannya apalagi jika untuk lebih mendalami antara jobdes dengan aktual yang dikerjakan di kesehariannya.

Berikut adalah KUMPULAN ISTILAH DALAM PPIC 

Proses Produksi : Metode dan Teknik yang digunakan dalam mengolah bahan baku menjadi produk

Perencanaan Produksi  : Tindakan antisipasi dimasa mendatang sesuai dengan periode waktu yang direncanakan. Aspek yang harus diperhatikan dalam perencanaan produksi yaitu ;  Berjangka waktu, berjenjang, terpadu, berkelanjutan, terukur, realistis, akurat, dan menantang.

Pengendalian produksi : Tindakan yang menjamin bahwa semua kegiatan yang dilaksanakan dalam perencanaan telah dilakukan sesuai dengan target yang telah ditetapkan

Continous Process : Proses produksi secara terus menerus untuk jenis produk yang sama dan tidak memerlukan waktu set up yang lama. Contoh, industri pengolahan air minum dalam kemasan

Intermittent Process :  Proses yang terputus, karena memproduksi produk-produk yang memiliki spesifikasi yang berbeda-beda, sehingga memerlukan waktu set up yang relatif lama.

Repetitif Process : Kombinasi antara proses continue dan terputus, dalam operasinya menggunakan modul-modul. Modul yaitu komponen-komponen yang telah dipersiapkan sebelumnya, biasanya dihasilkan dari proses continue.

Product Layout : Lay out mesin produksi berdasarkan produk, masing-masing unit output membutuhkan urutan operasi yang sama dari awal hingga akhir. Contoh, Line perakitan mobil

Process layout : Lay out mesin produksi dimana pengelompokan mesin-mesin bedasarkan fungsinya. Contoh, Industri spare part mobil

MTO : Make To Order

ETO : Engineering To Order

ATO : Assembly To Order

MTS : Make To Stock

Special Purpose Machine : Mesin yang bersifat khusus, hanya bisa untuk memproduksi satu item produk

General Purpose Machine : Mesin yang bisa memproduksi beberap jenis spesifiaksi Produk

Flow Shop : Proses konversi dimana unit-unit output secara berturut-turut melalui urutan operasi yang sama pada mesin-mesin khusus, dan ditempatkan disepanjang lintasan produksi. Bentuk proses produksi flowshop biasanya bersifat MTS

Job Shop : Proses konversi dimana unit-unit mengerjakan  spesifikasi item yang berbeda  mengikuti urutan yang berbeda pula melalui stasiun kerja yang dikelompokan berdasar fungsinya.  Ciri-ciri sistem  produksi ini yaitu ; Volume produksi sedikit, variasi produk tinggi, lead time produksi relatif panjang, dan tidak ada lintasan khusus. Proses produksi biasanya bersifat MTO.

Batch : Merupakan perkembangan dari  bentuk Job Shop dalam hal standarisasi produk. Sistem Batch memiliki kemampuan memproduksi produk dengan variasi item relatif tinggi, lead time pendek, dan satu lintasan dapat digunakan untuk beberapa jenis item produk.

Proyek : Proses penciptaan satu jenis produk yang agak rumit dengan suatu pendefinisian urutan tugas-tugas yang teratur akan kebutuhan sumber daya dan dibatasi oleh waktu penyelesaian.

WIP ( Work In Process ) :  yaitu produk setengah jadi yang terkontrol  atau tidak tercontrol, yang timbul sebagai akibat adanya ketidak seimbangan capasitas

Delivery : Kemampuan perusahaan dalam memenuhi pesanan berdasarkan waktu pengiriman yang di sepakati dengan customer

Delivery ratio : Ratio/perbandingan antara order yang On shedule dengan Total order yang masuk dalam periode waktu tertentu.

Lead Time : Waktu yang dibutuhkan untuk proses produksi dari awal hingga akhir  dalam batas capasitas tertentu

Capasitas  Produksi : Total Output produk yang dihasilkan dalam periode waktu tertentu.

Cycle Time : Waktu yang diperlukan oleh mesin untuk memproduksi satu unit produk.

Push System ( Tekan ) : Job-job yang diproduksi dibebankan secara berturut – turut mulai dari stasiun produksi awal, kemudian dprsoes terus ( ditekan kedepan ) menuju stasiun produksi berikutnya, hingga stasiun produksi akhir. Sistem produksi tradisional dianggap sebagai jenis sistem Push.

Pull System ( Tarik ) : Produk akan diproduksi pada stasiun-stasiun kerja hanya pada saat dibutuhkan untuk memenuhi permintaan dari stasiun berikutnya.

MPS  ( Master Planning Schedule ) :  yaitu Jadwak Induk Produksi yang menunjukkan kebutuhan produksi mingguan selama periode waktu antara 6 sampai 12 bulan. MPS merupakan jadwal yang berisi  informasi tentang “kapan” produksi dimulai dan harus selesai.

ETD  ( Estimate Time to Departure) : Perkiraan waktu berangkat

ETA  ( Estimate Time to Arrival ) : Perkiraan waktu kedatangan

MRP  ( Material Requirement Planning ) : Digunakan untuk perencanaan dan pengendalian item barang (komponen) yang tegantung pada item-item ditingkat / level yang lebih tinggi. MRP akan menentukan kebutuhan dan jadwal untuk pembuatan komponen-komponen atau pembelian material/bahan baku untuk memenuhi kebutuhan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh MPS. MRP bersifat computer oriented.

MRP

RCC  ( Rought Cut Capacity ) : Analisis kemampuan  dari kapasitas pabrik pada titik-titik kritis dari proses produksi / bottle neck berdasarkan MPS yang telah dibuat.

FAS  ( Final Assembly Schedule ) :  dibuat sebagai pernyataan tentang produk-produk akhir yang akan dirakit dari item-item MPS.

BOM  ( Bill of Material ) : Rekening material mengenai  data  struktur produk,  berisi detail komponen-komponen sub assembling ( code, jenis, jumlah dan spesifikasinya ).

On Hand Inventory : Tingkat persediaan yang sudah dimiliki.

Schedule Receipt : Jadwal Penerimaan material/bahan baku

CRP  ( Capacity Requirement Planning) : yaitu proses penentuan berapa jumlah mesin dan tenaga kerja yang dibutuhkan untuk memenuhi target produksi pada tingkat yang lebih detail, berdasarkan perencanaan di MPS

Line Balancing ( LB ) :  Keseimbangan kapasitas produksi antar stasiun kerja. Bila stasiun kerja memiliki capasitas produksi lebih besar, maka akan memiliki waktu proses yang lebih pendek. Jika tidak tercontrol akan menyebabkan waktu menganggur/utilisasi mesin tidak maksimal  dan terjadinya WIP yang cukup tinggi.

Line Balancing

Line Produksi : Stasiun Kerja untuk memproduksi  jenis-jenis item produk tertentu.

Bottle Neck : Stasiun kerja atau mesin  bagian dari lintasan produksi yang memiliki capasitas produksi terkecil , sehingga menyebabkan waktu proses yang paling panjang dibanding stasiun kerja lainnya. Istilah lain yaitu titik kritis.

Work Station ( Stasiun Kerja ) : Grup-grup kerja bagian dari keseluruhan operasi produksi yang memiliki fungsi yang relatif sama, didalamnya memiliki aktivitas produksi yang melibatkan material, mesin, alat-alat bantu, lingkungan fisik kerja, dan operator.

Due Date : Batas waktu maksimal yang dapat diterima untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.

Lateness : Penyimpangan antara waktu penyelesaian dengan batas waktu

Tardiness : Ukuran untuk kelambatan positif, yaitu jika pekerjaan diselesaikan lebih cepat dari batas waktu yang ditetapkan

Completion Time : Rentang waktu antara saat pekerjaan dimulai sampai dengan pekerjaan selesai.

Idle Time : Waktu tunggu proses/operasi  berikutnya

Change Over :  Penggantian Item produk yang sedang diproduksi dengan item lainnya, bisa diikuti set up mesin ataupun tidak.

Over Capacity : Kondisi dimana order yang harus diselesaikan jumlahnya lebih besar dibanding capasitas yang tersedia.

HPP ( Hasil  Produksi Perorang ) : Biasanya juga disebut dengan HPO ( Hasil Produksi Orang ), yaitu  hasil pembagian antara total produksi  dibagi Jumlah orang dalam periode tertentu (mingguan hingga bulanan). Jumlah orang didapat dari pembagian antara total Jam kerja semua personel ( include over time ) dibagi hari kerja normal per orang dalam periode tertentu ( misal : 40 Jam/week ).

Working Hours : Yaitu Jumlah jam kerja  dalam rentang periode produksi tertentu.

Delay : kondisi Keterlambatan penyelesaian order dari batas waktu yang ditetapkan

Push Out : Order dalam jumlah tertentu yang schedule produksinya didorong mundur ke periode setelahnya

Pull forward : Order dalam jumlah tertentu yang schedule produksinya ditarik maju ke periode lebih awal

Carry Over : Order  dalam jumlah tertentu yang schedule produksinya terdorong mundur karena Delay.

On Hand order : Order yang harus dikerjakan dalam periode tertentu

Remake : Pembuatan ulang order sesuai jumlah yang diminta,  umumnya terjadi karena kurangnya material/komponen akibat problem produksi.

Rework : Pengerjaan ulang, biasanya untuk perbaikan minor masalah quality. Proses ini tidak memerlukan tambahan material, hanya tambahan alokasi working Hours untuk pengerjaannya.

Fill rate : Ratio  antara On Hand Order dengan Capasitas yang tersedia dalam periode waktu tertentu (perbulan)

Start Date : Tanggal dimulainya proses produksi untuk order item tertentu

Finish Date : Tanggal selesainya proses produksi untuk order item tertentu

Loading : Pembebanan yang melibatkan penyesuaian kebutuhan capasitas untuk order-order yang diterima/diperkirakan dengan capasitas yang tersedia

Sequencing : Penugasan tentang order-order mana yang diprioritaskan untuk diproses terlebih dahulu (pengurutan ) .

Dispatching : Prioritas kerja tentang job-job mana yang diseleksi dan diprioritaskan untuk diproses

Up-dating : Merevisi prioritas-prioritas sebagai respon terhadap kondisi oeprasi yang terjadi

Production Board : Papan Informasi yang secara visual menampilkan hasil produksi aktual perhari/ update dan akumulasinya, disertai dengan target  produksi berdasarkan MPS untuk setiap stasiun kerja. Informasi ini untuk monitoring selisih antara aktual record dengan planning. Updating record bisa didistribusikan lewat e-mail atau terintegrasi dalam sistem IT, tapi menurut saya tampilan secara visual di board  memberikan efek psikologis yang lebih baik.

Loss Production : Selisih antara pemakaian material  aktual dengan yang direncanakan. Biasanya  di tampilkan dalam bentuk rasio ( % ), dengan formulasi : ((Pemakaian Aktual – Pemakaian Planning) : Pemakaian Planning ) x 100%

Peramalan : proses untuk memperkirakan berapa kebutuhan dimasa datang yang meliputi kebutuhan dalam ukuran kuantitas, kualitas, waktu dan lokasi yang dibutuhkan dalam memenuhi permintaan barang ataupun jasa.

Peramalan Jangka Panjang : Peramalan dengan periode 2 – 10 Tahun

Peramalan Jangka Menengah : Peramalan dengan periode 1 – 24 bulan

Peramalan Jangka Pendek : Peramalan dengan periode 1 – 5 minggu

Siklus Hidup Produk : Siklus hidup produk mengikuti pola yang disebut kurva S. Kurva S menggambarkan besarnya permintaan terhadap waktu, dimana siklus hidup suatu produk akan dibagi menjadi fase pengenalan, fase pertumbuhan, fase kematangan, dan akhirnya fase penurunan.

Daur Hidup Produk

MAD  ( Mean Absolute Deviation ) : rata-rata  kesalahan mutlak selama periode tertentu.

MSE  ( Mean Square Error) : rata-rata kuadrat kesalahan

MFE  ( Mean Forecast Error ) : Rata-rata kesalahan Peramalan

MAPE ( Mean Absolute Percentage Error ) : Rata-rata persentase kesalahan Absolut

Analisis Deret Waktu ( Time Series ): Analisa deret waktu yang didasarkan pada asumsi bahwa deret waktu tersebut terdiri dari komponen-komponen Trend (T), Siklus/Cycle  ( C ), Pola Musiman/Season(S), dan Variasi acak/Random (R).

Moving Average : Metode analisis permintaan yang diperoleh dengan merata-rata permintaan berdasarkan beberapa data masa lalu yang terbaru. Tujuan utama dari teknik ini untuk mengurangi atau menghilangkan variasi acak permintaan dalam hubungannya dengan waktu.

Moving Average

Exponential Smoothing : Metode analisis permintaan pengembangan dari Moving Average, kelemahan metode Moving Average yaitu  memerlukan data masa lalu cukup banyak. Jika permintaan aktual data lama tidak tersedia, maka dalam Exponential Smoothing dapat digantikan dengan nilai pendekatan berupa nilai ramalan sebelumnya.

Individual Produk : Masing-masing jenis produk

Hiring Cost : Biaya penambahan tenaga kerja. Termasuk didalamnya biaya iklan untuk recruitment, biaya untuk seleksi dan Trainning.

Firing Cost : Biaya pemberhentian tenaga kerja.

Overtime Cost : Biaya yang dikeluarkan jika memperkerjakan karyawan setelah jam kerja normal

Undertime Cost : Biaya yang ditimbulkan sebagai akibat dari tidak optimalnya utilisasi, sehingga capasitas produksi tampak lebih besar dari aktual.

Inventory Cost : Biaya yang timbul untuk mengantisipasi jumlah persediaan. Terdiri dari ongkos tertahannya modal, pajak, asuransi, kerusakan bahan, ongkos sewa gudang, biaya overhead gudang.

Back Order Cost : Biaya yang timbul karena habisnya persediaan saat dibutuhkan, sehingga harus segera dilakukan pemesanan kembali ( jika customer besedia menunggu ), dan lebih buruk jika customer malakukan cancel  order.

Purchasing Cost : Biaya pembelian,  Biaya yang dikeluarkan untuk membeli  barang. Besarnya biaya pembelian tergantung pada jumlah barang dan harga persatuan barang.

Procurement Cost : Biaya pengadaan, dibedakan menjadi 2 jenis, yaitu pengadaan dari luar (ordering cost) dan dari internal ( set up cost )

Ordering Cost : Biaya Pemesanan, yaitu semua pengeluaran  yang timbul untuk mendatangkan barang dari luar, meliputi  biaya untuk menentukan suplier, biaya ekspedisi/transportasi, biaya penerimaan, dll.

Holding Cost : Biaya penyimpanan, yaitu biaya yang timbul akibat menyimpan barang. Meliputi Biaya tertahannya modal, Biaya Gudang, Biaya kerusakan dan penyusutan, biaya kadaluarsa,biaya asuransi, biaya administrasi dan pemindahan.

EOQ (Economic Order Quantity) : Pemesanan persediaan/bahan baku secara ekonomis, dengan miminimalkan ordering cost dan holding cost

Economic Order Quantity

ELS ( Economic Lot Size ) : atau disebut juga EPQ (Economic production Quantity ), yaitu model pengendalian persediaan bahan baku berupa komponen tertentu yang diproduksi secara massal dan dipakai sendiri sebagai sub komponen. Laju pemakaian komponen diasumsikan lebih rendah dari laju produksi komponen.

Reorder Point : Titik pemesanan kembali

Reorder Point

Safety Stock : Jumlah cadangan pengaman, istilah lainnya yaitu buffer stock

FIFO ( First In First Out ) : Metode distribusi material dimana material yang lebih awal masuk maka akan lebih awal keluar.

LIFO ( Last In First Out ) : Metode distribusi material dimana material yang  paling akhir masuk maka akan lebih awal keluar.

First Come First Serve (FCFS), prioritas diberikan kepada pesanan yang tiba lebih dulu di sumber.

Shortest Processing Time (SPT), prioritas diberikan kepada pesanan dengan saat kirim yang lebih cepat.

Shortest Total Processing Time Remaining (STPT), prioritas diberikan kepada pesanan dengan sisa waktu proses yang lebih kecil.

SHOP FLOOR CONTROL ( SFC ), Pengendalian lantai pabrik (production activity control/shop floor control) merupakan bagian yang menjadi closed loop dari MRP yang memberikan umpan balik informasi progress implementasi dari rencana yang telah dibuat

Stuffing : Proses Loading Finish Good Product ke Container untuk proses pengiriman ke Customer

Just in Time ( JIT ) : adalah suatu sistem produksi yang dirancang untuk mendapatkan kualitas, menekan biaya, dan mencapai waktu penyerahan seefisien mungkin dengan menghapus seluruh jenis pemborosan yang terdapat dalam proses produksi sehingga perusahaan mampu menyerahkan produknya (baik barang maupun jasa) sesuai kehendak konsumen tepat waktu. Untuk mencapai sasaran dari sistem ini, perusahaan memproduksi hanya sebanyak jumlah yang dibutuhkan/diminta konsumen dan pada saat dibutuhkan sehingga dapat mengurangi biaya pemeliharaan maupun menekan kemungkinan kerusakan atau kerugian akibat menimbun barang

sumber referensi : dedylondong

Tahapan Kerja dan Jobdes di Bagian PPIC

Tahapan dalam planning dan monitoring proses produksi

Arrange Order

Ini  merupakan tahap awal dari planning, yaitu menerima order dari Sales. Order ini bisa berupa  direct order dari customer, atau  pembuatan stock untuk buffer saat peak season. Kombinasi Make To order (MTO) dan Make To Stock (MTS). Beberapa perusahaan menyebutnya Schedulling Rencana Induk atau pembuatan Master Planning Schedule (MPS). Schedulling ini masih belum detail, masih bersifat global dan memiliki periode yang panjang yaitu 3 – 6 bulan. Data-data di MPS sangat penting untuk memberikan informasi ke bagian produksi untuk mempersiapkan resourcesnya, dan ke bagian purchasing  untuk mempersiapkan material.

Meski masih didalam scope PPIC, beberapa perusahaan yang sudah terintegrasi sistem informasinya, memberikan tugas input arrange order ke bagian sales. Inilah  keunggulan penerapan sistem informasi yang terintegrasi dan terhubung satu sama lainnya. Purchase  order dari Customer, langsung diinput oleh sales, dan “real time” langsung masuk kedalam  Master Planning Schedulle. Bayangkan  tinggal 1 klik saja, sistem sudah melakukan arrange order secara automatis.

Bagaimana teknisnya secara lebih detil?

Konsep dasarnya sebagai berikut. Dasar dari konsep ini, yaitu menyerahkan pekerjaan reguler pada sistem. Karena logika manusia sulit untuk mengolah informasi yang begitu banyak dan dalam waktu singkat,  sistem menggunakan logika machine, meski masih di back up dengan proses manual operator. Ada beberapa parameter yang harus terpenuhi :

1. Sistem memiliki data base mengenai sistem Grouping, yaitu menyatukan item produk yang melalui jalur proses yang sama, ibaratnya anda harus memiliki jalur seperti rel kereta api. Sebanyak apapun variasi produk yang anda miliki, produksi sudah terbagi kedalam line-line / jalur imaginer, yang dapat teridentifikasi oleh sistem.
2. Informasi (data base) mengenai capasitas  setiap line produksi.
3. Informasi  (data base) mengenai lead time setiap line produksi.
4. Informasi  (data base) stock material.

Dengan melihat sistem, PPIC secara manual dapat memperkirakan keamanan suplay material yang diperlukan, dan segera membuka Purchase order jika diperkirakan material tidak mencukupi. Input data Bill of material (BOM), memiliki  menu tersendiri, sehingga data base yang tersedia tidak hanya kondisi aktual stock real time, tetapi progressnya, mulai dari status : 1) purchase order (pembelian), 2) Arrive status ( tanggal kedatangan ). Informasi ini  progress ini sangat penting, karena sistem  hanya bisa melakukan alokasi order, jika status seluruh  component material  lokasinya sudah di factory.

Alokasi  & Monitoring Order

Setelah PO  Customer ter-input ke dalam database, secara real time, sistem menginformasikan pada PPIC  estimasi schedulling dan status component material. Seperti yang disampaikan bahwa data dalam Arrange Order masih sangat kasar dan belum bisa dibaca oleh bagian processing. Perusahaan yang terdiri dari  beberapa divisi-divisi yang saling tergantung (dependent) memiliki kode-kode Grouping yang berbeda-beda. Semakin mendekati proses akhir, pembagian grup/ Line ini semakin terpecah semakin banyak. Disinilah pentingnya PPIC memahami total alur proses realisasi produk.

Display Order

Alokasi order bertujuan untuk membagi Item yang diorder kedalam tahapan-tahapan proses mulai awal sampai  delivery. Berbeda dengan arrange order, alokasi order biasanya memiliki periode schedulling yang lebih pendek, yaitu sekitar 2 – 4 minggu, kecuali jika suatu Line benar-benar mendapat  order yang kapasitasnya melebihi dari 30  hari ( tentunya ketentuan ini bervariasi disetiap perusahaan ). Tidak semua item dimulai dari proses awal, inilah pentingnya database WIP, beberapa komponen-komponen pendukung  reguler juga distock dalam batas optimal di masing-masing divisi. Sistem memberikan pergerakan barang persediaan di seluruh tahapan.

Istilah lain dari Alokasi Order yaitu Dispatching, aktivitas pengeluaran work order/perintah kerja pada bagian produksi terkait. Item-item produk yang  ter-alokasi berarti sudah memiliki  raw material yang complete. Yang perlu diperhatikan dalam  melakukan alokasi & Monitoring order :

1) PPIC memastikan kesiapan kapasitas produksi, biasanya untuk order-order dengan kapasitas yang melebihi. Jika masih berada pada rentang kapasitas produksi yang disepakati, dan sudah terinput ke dalam database, asumsi yang digunakan yaitu bagian produksi  setuju berapapun  jumlah order yang diturunkan selama tidak melebihi kapasitas produksi. Sistem Line memberikan fleksibilitas tinggi. Anda pernah melewati jalur Puncak-Bogor? Anda pernah mendengar sistem Buka Tutup jalur? Konsepnya mirip seperti itu. Dengan menerapkan sistem line, PPIC dapat menerapkan sistem buka-tutup, menambah kapasitas di line tertentu, dengan terlebih dahulu mengurangi atau bahkan menutup line lainnya, tentunya dengan terlebih dahulu berkoordinasi dengan produksi, terutama perihal kapasitas mesin dan ketersediaan personel / SDM.

2) Mengkomunikasikan ke bagian Sales, untuk diteruskan ke Customer, jika karena sesuatu hal, harus dilakukan schedule yang  berbeda, terutama jika terjadi percepatan dan perlambatan penyelesaian.

3) Melakukan response yang cepat jika terjadi masalah yang menyebabkan keterlambatan, dengan mengambil option re-Schedulling atau mengontrol Delay.

4) Memastikan  order yang sudah ter-alokasi (dalam sistem) dicetak agar bisa dikerjakan oleh bagian produksi. Ini sangat penting, karena  print-out  Work Order menjadi dasar bagi pagawai di lantai produksi (pemesinan). Untuk itu Work Order harus memberikan Informasi-informasi penting terkait :

a) Nama item product,

b) Component Material,

c) Code numeric atau Barcode,

d) Quantity,

e) Tanggal mulai produksi ( start date ) ,

f) Tanggal target selesai ( Finish Date),

g) Info lain terkait dengan Spesifikasi produt  ( warna, dimensi, dll ),

h) No. Regristasi Customer Order,

i) No. Regristasi Work Order,

j) Identifikasi untuk mampu telusur proses.

Konsep yang disampaikan disini biasa disebut dengan “ KANBAN” di beberapa perusahaan Jepang. Tidak hanya informasi diatas, penerapan sistem Kanban menuntut adanya standarisasi tempat-tempat penyimpanan. Misal, product dalam sebuah Box berisi maksimal 400 pcs, jika order dari customer  untuk item ini totalnya 1000 pcs, maka Work Instruction Sheet atau Kartu kanban terpecah menjadi 3 sheet. Berturut-turut memiliki quantity 400, 400, 200 pcs/sheet. Dengan masing-masing sheet memiliki  No. Regrestasi sendiri  ( angka dan barcode), dalam prosesnya, sheet-sheet ini selalu mengikuti pergerakan produk.

Sepintas memang terlihat boros kertas, tapi melihat akurasi dan kemudahan dalam processingnya, masih jauh lebih besar manfaatnya.

5) Melakukan  monitoring terhadap progress di setiap stasiun kerja (work station). Delay  di satu station akan mempengaruhi  ketepatan waktu station didepannya. Jika benar-benar ini terjadi, PPIC harus mengambil langkah-langkah untuk   melakukan koordinasi dengan bagian-bagian terkait untuk mendapatkan solusinya.

6) Sistem bersifat Closed-Loop atau siklus tertutup. Untuk setiap Perintah kerja / Work Instruction, progress dan Resultnya harus dapat dimonitor  sehingga menjadi  informasi balik  yang akurat untuk seluruh bagian terkait (Glass Wall Management), mulai dari Sales, PPIC, bagian Operation, dan Management.

Display Alocation Order

Sekian ulasan mengenai Tahapan Kerja dan Jobdes di Bagian PPIC. Semoga menjadi referensi yang berguna bagi anda.

referensi : isigood

Prinsip Sederhana Dalam PPIC

Pada prinsipnya, PPIC adalah suatu bagian dari organisasi yang mengatur inventori dan waktu aliran semua proses yang menghubungkan antara internal perusahaan dengan dunia luar (dalam konteks realisasi produk). PPIC juga harus memberikan informasi yang akurat mengenai proses internal ke Sales/Marketing, untuk diteruskan ke Customer.

Sama dengan di kehidupan kita sehari-hari, misalnya kita di posisi customer, mau beli Nasi Goreng. Kalo penjualnya lambat dan gak jelas kapan selesainya, setiap ditanya jawabannya tidak tahu atau berulangkali sampaikan,”maaf saya cek dulu”, hampir tidak ada kepastian kapan selesainya dan berapa banyak yang bisa diselesaikan.

Berbeda halnya jika sebelumnya di organisir dengan penjadwalan yang baik kapan nasi goreng itu selesai. Berapa menit prosesnya serta berapa lama konsumen biasanya bersedia menunggu pesanan. Tentu ini disesuaikan dengan kuantitas pesanan dengan tingkat urgensi yang ada.

Karena itu adalah salah satu bagian dari konsep dari “customer satisfaction”. Customer tidak bisa melihat langsung ke dalam “dapur” anda, tapi bagaimana meresponse datangnya order, akan memberikan gambaran seberapa kuat kemampuan manufacturing perusahaan anda. Disinilah vitalnya peranan PPIC dan Sistem Informasi dalam proses planning dan monitoring .

Sekian teori ulasan ini semoga menjadi referensi yang berguna bagi anda.