Tahapan Kerja dan Jobdes di Bagian PPIC

Tahapan dalam planning dan monitoring proses produksi

Arrange Order

Ini merupakan tahap awal dari planning, yaitu menerima order dari Sales. Order ini bisa berupa direct order dari customer, atau pembuatan stock untuk buffer saat peak season. Kombinasi Make To order (MTO) dan Make To Stock (MTS). Beberapa perusahaan menyebutnya Schedulling Rencana Induk atau pembuatan Master Planning Schedule (MPS). Schedulling ini masih belum detail, masih bersifat global dan memiliki periode yang panjang yaitu 3 – 6 bulan. Data-data di MPS sangat penting untuk memberikan informasi ke bagian produksi untuk mempersiapkan resourcesnya, dan ke bagian purchasing untuk mempersiapkan material.

Meski masih didalam scope PPIC, beberapa perusahaan yang sudah terintegrasi sistem informasinya, memberikan tugas input arrange order ke bagian sales. Inilah keunggulan penerapan sistem informasi yang terintegrasi dan terhubung satu sama lainnya. Purchase order dari Customer, langsung diinput oleh sales, dan “real time” langsung masuk kedalam Master Planning Schedulle. Bayangkan tinggal 1 klik saja, sistem sudah melakukan arrange order secara automatis.

Bagaimana teknisnya secara lebih detil?

Konsep dasarnya sebagai berikut. Dasar dari konsep ini, yaitu menyerahkan pekerjaan reguler pada sistem. Karena logika manusia sulit untuk mengolah informasi yang begitu banyak dan dalam waktu singkat, sistem menggunakan logika machine, meski masih di back up dengan proses manual operator. Ada beberapa parameter yang harus terpenuhi :

Sistem memiliki data base mengenai sistem Grouping, yaitu menyatukan item produk yang melalui jalur proses yang sama, ibaratnya anda harus memiliki jalur seperti rel kereta api. Sebanyak apapun variasi produk yang anda miliki, produksi sudah terbagi kedalam line-line / jalur imaginer, yang dapat teridentifikasi oleh sistem.
Informasi (data base) mengenai capasitas setiap line produksi.
Informasi (data base) mengenai lead time setiap line produksi.
Informasi (data base) stock material.

Dengan melihat sistem, PPIC secara manual dapat memperkirakan keamanan suplay material yang diperlukan, dan segera membuka Purchase order jika diperkirakan material tidak mencukupi. Input data Bill of material (BOM), memiliki menu tersendiri, sehingga data base yang tersedia tidak hanya kondisi aktual stock real time, tetapi progressnya, mulai dari status : 1) purchase order (pembelian), 2) Arrive status ( tanggal kedatangan ). Informasi ini progress ini sangat penting, karena sistem hanya bisa melakukan alokasi order, jika status seluruh component material lokasinya sudah di factory.

Alokasi & Monitoring Order

Setelah PO Customer ter-input ke dalam database, secara real time, sistem menginformasikan pada PPIC estimasi schedulling dan status component material. Seperti yang disampaikan bahwa data dalam Arrange Order masih sangat kasar dan belum bisa dibaca oleh bagian processing. Perusahaan yang terdiri dari beberapa divisi-divisi yang saling tergantung (dependent) memiliki kode-kode Grouping yang berbeda-beda. Semakin mendekati proses akhir, pembagian grup/ Line ini semakin terpecah semakin banyak. Disinilah pentingnya PPIC memahami total alur proses realisasi produk.

Display Order

Alokasi order bertujuan untuk membagi Item yang diorder kedalam tahapan-tahapan proses mulai awal sampai delivery. Berbeda dengan arrange order, alokasi order biasanya memiliki periode schedulling yang lebih pendek, yaitu sekitar 2 – 4 minggu, kecuali jika suatu Line benar-benar mendapat order yang kapasitasnya melebihi dari 30 hari ( tentunya ketentuan ini bervariasi disetiap perusahaan ). Tidak semua item dimulai dari proses awal, inilah pentingnya database WIP, beberapa komponen-komponen pendukung reguler juga distock dalam batas optimal di masing-masing divisi. Sistem memberikan pergerakan barang persediaan di seluruh tahapan.

Istilah lain dari Alokasi Order yaitu Dispatching, aktivitas pengeluaran work order/perintah kerja pada bagian produksi terkait. Item-item produk yang ter-alokasi berarti sudah memiliki raw material yang complete. Yang perlu diperhatikan dalam melakukan alokasi & Monitoring order :

1) PPIC memastikan kesiapan kapasitas produksi, biasanya untuk order-order dengan kapasitas yang melebihi. Jika masih berada pada rentang kapasitas produksi yang disepakati, dan sudah terinput ke dalam database, asumsi yang digunakan yaitu bagian produksi setuju berapapun jumlah order yang diturunkan selama tidak melebihi kapasitas produksi. Sistem Line memberikan fleksibilitas tinggi. Anda pernah melewati jalur Puncak-Bogor? Anda pernah mendengar sistem Buka Tutup jalur? Konsepnya mirip seperti itu. Dengan menerapkan sistem line, PPIC dapat menerapkan sistem buka-tutup, menambah kapasitas di line tertentu, dengan terlebih dahulu mengurangi atau bahkan menutup line lainnya, tentunya dengan terlebih dahulu berkoordinasi dengan produksi, terutama perihal kapasitas mesin dan ketersediaan personel / SDM.

2) Mengkomunikasikan ke bagian Sales, untuk diteruskan ke Customer, jika karena sesuatu hal, harus dilakukan schedule yang berbeda, terutama jika terjadi percepatan dan perlambatan penyelesaian.

3) Melakukan response yang cepat jika terjadi masalah yang menyebabkan keterlambatan, dengan mengambil option re-Schedulling atau mengontrol Delay.

4) Memastikan order yang sudah ter-alokasi (dalam sistem) dicetak agar bisa dikerjakan oleh bagian produksi. Ini sangat penting, karena print-out Work Order menjadi dasar bagi pagawai di lantai produksi (pemesinan). Untuk itu Work Order harus memberikan Informasi-informasi penting terkait :

a) Nama item product,

b) Component Material,

c) Code numeric atau Barcode,

d) Quantity,

e) Tanggal mulai produksi ( start date ) ,

f) Tanggal target selesai ( Finish Date),

g) Info lain terkait dengan Spesifikasi produt ( warna, dimensi, dll ),

h) No. Regristasi Customer Order,

i) No. Regristasi Work Order,

j) Identifikasi untuk mampu telusur proses.

Konsep yang disampaikan disini biasa disebut dengan “ KANBAN” di beberapa perusahaan Jepang. Tidak hanya informasi diatas, penerapan sistem Kanban menuntut adanya standarisasi tempat-tempat penyimpanan. Misal, product dalam sebuah Box berisi maksimal 400 pcs, jika order dari customer untuk item ini totalnya 1000 pcs, maka Work Instruction Sheet atau Kartu kanban terpecah menjadi 3 sheet. Berturut-turut memiliki quantity 400, 400, 200 pcs/sheet. Dengan masing-masing sheet memiliki No. Regrestasi sendiri ( angka dan barcode), dalam prosesnya, sheet-sheet ini selalu mengikuti pergerakan produk.

Sepintas memang terlihat boros kertas, tapi melihat akurasi dan kemudahan dalam processingnya, masih jauh lebih besar manfaatnya.

5) Melakukan monitoring terhadap progress di setiap stasiun kerja (work station). Delay di satu station akan mempengaruhi ketepatan waktu station didepannya. Jika benar-benar ini terjadi, PPIC harus mengambil langkah-langkah untuk melakukan koordinasi dengan bagian-bagian terkait untuk mendapatkan solusinya.

6) Sistem bersifat Closed-Loop atau siklus tertutup. Untuk setiap Perintah kerja / Work Instruction, progress dan Resultnya harus dapat dimonitor sehingga menjadi informasi balik yang akurat untuk seluruh bagian terkait (Glass Wall Management), mulai dari Sales, PPIC, bagian Operation, dan Management.

Display Alocation Order

Sekian ulasan mengenai Tahapan Kerja dan Jobdes di Bagian PPIC. Semoga menjadi referensi yang berguna bagi anda.

referensi : isigood